Renseignements pratiques pour les exposants

Cette page est susceptible d'être remise à jour fréquemment

Nous rentrons dans la phase finale de la préparation de notre forum.

Ce forum se tiendra le samedi 26 janvier 2007 de 10H00 à 17H00 au Palais des congrès de la ville de Pontivy, rue Général de Gaulle.

Les stands pourront être mis en place le vendredi 25 janvier dès 17H00 et le samedi 26 dès 8H00.

Vous trouverez la liste des participants en pièce jointe.

Afin de gagner un peu de temps, ce mail est réalisé pour tous les exposants. Si certains d'entre vous ont déjà répondu à quelques questions, nous vous remercions de bien vouloir y répondre encore un fois.

N'hésitez pas à parler du forum à vos membres, amis, adultes, enfants, à vos médias habituels, ou encore établissements scolaires de votre ville.

Nous avons particulièrement axer notre communication vers la jeunesse en informant toutes les écoles primaires de Pontivy, qui ont reçu ou vont recevoir un courrier d'invitation, tout comme les collèges et lycées de Pontivy, Loudéac, Rostrenen, Guémené, Baud, Locminé, Josselin, Ploërmel et enfin Rohan.

Le dernier élément inconnu à l'heure actuelle sera la participation du public. Un campagne de presse est en cours sur les journaux et les radios.

N'hésitez pas à nous transmettre les adresses mail des écoles, médias et autres personnes qu'il vous semblerait utiles à informer.

Si cela vous est possible, nous vous remercions de bien vouloir inclure , sur votre site internet, un lien vers le site de notre fédération à l'adresse http://www.pontivy-cite-internationale.com

Si vous ne l'avez pas déjà fait, nous vous remercions de bien vouloir nous renvoyer le formulaire d'inscription ci-joint.

Vous pouvez reproduire l'affiche ci-jointe et la disposer où bon vous semble.

  Nous vous demandons de nous signaler si vous désirez installer votre stand le vendredi ou seulement dès le samedi matin.

Nous vous demandons également  de nous préciser vos besoins en tables et chaises, en accès électrique et internet.

Une liaison internet WIFI sera disponible.

Nous vous remercions de préparer votre restauration, matériel de présentation, support multimédia éventuel ( ordinateur, télévision…)

Un écran et un vidéoprojecteur nous permettra de diffuser tour à tour nos supports multimédia informatique. Nous vous remercions de nous annoncer à l'avance si vous aurez quelque chose à projeter.

Une salle annexe vous permettra de vous restaurer. Il n'est pas prévu de restauration commune, ni de débit de boissons. Nous vous demandons donc de les prévoir.

Afin de présenter notre manifestation sur la façade du palais des congrès, nous vous demandons , selon votre activité internationale, de vous munir d'un drapeau aux couleurs de l'éventuel pays que vous représentez afin de le disposer sur la façade intérieure. Ce drapeau vous sera bien sûr restitué à la fin de la journée. Ne pouvant se munir d'un service de sécurité, ce drapeau restera néanmoins sous votre surveillance pendant la manifestation, il est donc conseillé d'apporter un drapeau de valeur modeste et de le personnaliser à votre convenance.

Le plan de salle a été réalisé. Nous disposerons les stands en cercle sur les bords de la salle du rez-de-chaussée du palais des congrès, permettant donc aux visiteurs de rentrer et de visualiser tous les stands d'un même endroit. Nous vous proposerons trois sortes de stands variant suivant le nombre de tables. Une table mesure 1,60 mètre de long sur 80 cms de large. La première catégorie de stand sera qualifié de petit, avec une table de 1,60 mètre accompagné de deux grilles caddie séparées et mesurant chacune 60cms de large sur 2 mètres de haut. Précisement, les grilles caddie seront disposées en V entre chaque table. Chaque exposant disposera donc de deux moitiés de V. La deuxième catégorie de stands aura toujours deux grilles caddie et 2 ou 3 tables disposées en L, avec une table en présentation dans le cercle général, et les autres tables disposées en profondeur. La troisième et dernière catégorie permettra de disposer plus de trois tables en profondeur.

A vous de nous communiquer si vous désirez un stand avec une table, ou plusieurs.

Nous pourrons disposer d'électricité. Il est demandé d'en faire une consommation normale, donc toute cafetière ou résistance électrique nous est déconseillée. Les rallonges seront fournies par le palais du congrès. Les services du palais des congrès nous informe qu'ils souhaitent fournir les rallonges et autres prolongateurs et multiplicateurs afin d'éviter tout mélange avec le matériel des exposants. Aussi, pour ne pas nous trouver au dépourvu pendant l'installation des stands, je vous demanderai de prévoir des rallonges et multiplicateurs déjà marqués à votre nom que vous pourrez garder dans votre véhicule et en cas nécessaire, utiliser sur votre stand.

Afin de réaliser une reconnaissance facilitée de chaque stand , nous vous demandons d'imprimer sur une feuille blanche en format paysage et en A4 le nom de votre association ou organisme. Nous disposerons cette affiche sur un côté de la tranche de la table.

Si vous le désirez, vous pourrez éventuellement disposer en hauteur un drapeau ou autre chose. Pour cela, munissez-vous de ficelle et de pince coupante.

Souhaitant réaliser un résumé exhaustif de notre forum sur le site de notre fédération, nous vous remercions, si vous le souhaitez, de préparer un texte et quelques photos accompagnantes. Nous pourrons également réaliser une petite interview ou présentation sur vidéo qui serait également consultable depuis internet.

Enfin, et comme vous le savez, notre forum est une initiative de bénévoles pour les passionnés que sont les bénévoles et administratifs issus des 28 exposants. Nous vous invitons d'ores et déjà à nous transmettre les remarques qui vous viennent à l'esprit. Ce forum étant une première, nous aurons certainement à améliorer quelques petites choses. D'autre part, le budget de cette manifestation étant de 70 euros totalement dépensé dans les photocopies couleur des affiches et l'affranchissement des courriers pour les établissements scolaires du Centre Bretagne, tout le reste de l'organisation est purement bénévole.

Aussi, nous aurions besoin de votre aide, dans la mesure de votre possible, de votre éloignement, et de la disponibilité de vos bénévoles, pour mettre en place les tables, chaises et grilles dès le vendredi soir à 17H00. Nous vous en remercions par avance.

Voilà, j'espère avoir fait le tour de la question. N'hésitez pas à me contacter pour toute autre question.

Restant à votre disposition pour tout renseignement complémentaire, veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments dévoués.

Le Président

Mickaël Le Botlan
_______________________________________________________

PONTIVY  CITE  INTERNATIONALE
142 rue Roger Le Cunff 56300 Pontivy
Siret : 48424423100011
Tél : 02.97.25.4000  Mob : 06.07.62.60.39
Site internet : http://www.pontivy-cite-internationale.com
Adresse e-mail : mlb@c15.fr